Maître de vos risques

Privacy Notice

Assuralia est sensible à la protection de vos données à caractère personnel. Dans cette optique, Assuralia s’engage à les protéger et à les traiter avec une attention particulière, en toute transparence et dans le strict respect de la législation en la matière.

L’objectif de cette « Privacy Notice » est d’informer de manière complète sur le sujet en expliquant notamment comment Assuralia collecte, utilise et conserve les données à caractère personnel.

Le Règlement général européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD ou, en anglais, GDPR) s’applique à partir du 25 mai 2018.

Cette Privacy Notice est basée sur cette réglementation.

1. Généralités

1.1 Champs d’application

Cette Privacy Notice concerne principalement le traitement des données à caractère personnel de collaborateurs travaillant au sein d’entreprises membres d’Assuralia, les personnes avec lesquelles Assuralia et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de ses services, missions et activités, les personnes ayant visité le site Internet www.assuralia.be ou ayant manifesté un intérêt pour nos services ainsi que les fournisseurs.

1.2 Définitions

Une DONNÉE À CARACTÈRE PERSONNEL concerne toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Il s’agit par exemple du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’une adresse mail, d’une plaque d’immatriculation,…

Le TRAITEMENT de données à caractère personnel couvre entre autres tous les aspects (automatisés et non automatisés) liés à la collecte, l’enregistrement, la modification, la consultation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, l’utilisation, la communication, l’effacement ou la destruction,… de données à caractère personnel.

Assuralia (Union professionnelle des entreprises d’assurances), dont le siège social est établi Square de Meeûs, 29 à 1000 Bruxelles, enregistré à la Banque Carrefour des Entreprises sous le n°407.878.367, est RESPONSABLE DES TRAITEMENTS qu’elle effectue pour son compte.

1.3 Données traitées

Les données traitées sont les données à caractère personnel qui permettent de vous identifier soit directement (p.ex. nom, prénom), soit indirectement (p.ex. numéro de téléphone, plaque d’immatriculation de votre véhicule).

Dans le cadre de sa mission, Assuralia est amené à collecter différentes données à caractère personnel suivant le contexte, la nature, la finalité du service ou du projet concerné (voir point 2). Ce seront par exemple des :

  • données d’identification : nom, prénom, adresse, etc.
  • données de contact : adresse, adresse mail, téléphone, etc.
  • des données professionnelles : fonction exercée, titre, etc.

2. Finalités des traitements

Assuralia traite les données à caractère personnel pour diverses finalités. Assuralia veille à ne traiter que les données pertinentes pour la poursuite de la finalité de chaque traitement.

A titre d’exemple, Assuralia traite des données à caractère personnel :

  • pour des raisons qui relèvent de l’intérêt légitime, afin de pouvoir garantir le meilleur fonctionnement et service. Dans ce cas, Assuralia veille à préserver un équilibre proportionné entre cet intérêt légitime et le respect de la vie privée.
    Par exemple :
    • la connaissance des membres et personnes de contacts, en vue de les informer de ses activités et services ;
    • la sauvegarde des intérêts propres et de ceux de ses membres,
    • la protection des biens de l’entreprise,
    • le contrôle de la régularité des opérations,
    • constatation, exercice, défense et préservation des droits ou des personnes qui représentent éventuellement, par exemple en cas de litiges,
  • parce qu’elle a obtenu votre consentement (p.ex. cookies),
  • dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec Assuralia,
  • pour respecter des obligations légales ou administratives auxquelles elle est soumise (p.ex. obligations sociales ou fiscales, actions en justice, publications officielles (p.ex. Moniteur).

3. Nature des données à caractère personnel traitées au sein d‘Assuralia

Assuralia traite des :

  • coordonnées : p.ex. nom, prénom, titre, langue maternelle, adresse email, téléphone, fonction professionnelle,...
    Par exemple :
    • si vous êtes un employé travaillant au sein d'une entreprise membre d'Assuralia (ou filiale d’une entreprise membre d'Assuralia).
    • si vous êtes une personne avec qui Assuralia et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de sa mission et de ses activités (p.ex. ministre, membre d’un cabinet, du personnel d’une administration publique, professeur, personnel académique, journaliste, collaborateur au sein d'une association professionnelle, etc.).
    • si vous vous inscrivez à une newsletter ou à l'un de nos événements.
    • si vous êtes employé d'une organisation ou d'une entreprise ayant une relation contractuelle avec Assuralia (fournisseur, sous-traitant, ...), nous utiliserons vos données dans le cadre de l'exécution de cette relation contractuelle.
    • lorsque vous visitez notre site Internet, nous pouvons stocker certaines informations captées à partir de cookies. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez vous reporter à notre déclaration de cookies (www.assuralia.be).
    • dans le cadre d’une sollicitation pour un poste vacant, pour une candidature spontanée, pour une demande de stage ou une demande pour un job étudiant.
  • informations sur vos centres d’intérêt professionnels : p.ex. assurance automobile, assurance santé, droit social, fiscalité,…
  • informations sur votre participation à des événements Assuralia.
  • informations complémentaires qui vous concernent obtenues par le biais de sources publiques (p.ex sites Internet, Moniteur belge,…) dans le but d’améliorer, compléter ou conserver vos données personnelles à jour.
  • images de vidéo-surveillance (au sein du bâtiment de la Maison de l’Assurance scrl).

4. Traitements opérés

Au quotidien, Assuralia réalise les traitement suivants :

  • si vous êtes un employé travaillant au sein d'une entreprise membre d'Assuralia (ou d’une filiale d’une entreprise membre d'Assuralia).

    Vos coordonnées sont traitées car vous êtes une personne de contact pour Assuralia. Vos données sont traitées dans le cadre de la participation de votre organisation ou entreprise aux travaux d’Assuralia et de l'organisation des services aux membres comme p.ex. la communication, l’envoi d’invitations aux réunions de commissions et groupes de travail, etc.

    Vos coordonnées sont également utilisées pour vous informer sur les activités d'Assuralia, sur des sujets d’actualité économique, juridique et d'assurance générale pertinents pour les entreprises ou d’événements organisés dans le cadre des travaux d’Assuralia.

  • si vous êtes une personne avec laquelle Assuralia et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de sa mission et de ses activités.

    Vos coordonnées sont traitées dans le cadre de la mission d'Assuralia de représenter les intérêts des entreprises d’assurances.

  • si vous vous inscrivez à une newsletter ou à l'un de nos événements.

    Vos coordonnées sont traitées pour le suivi de votre inscription dans le cadre de la transmission d'informations (ou documentation) et d'enquêtes de satisfaction.

  • si vous vous inscrivez à l'un de nos événements.
    Vos coordonnées sont traitées pour :
    • la gestion de clientèle générale : y compris la comptabilité, la gestion des litiges et les procédures judiciaires, le recouvrement ou le transfert des créances et la protection des droits d’Assuralia en général.
    • transmettre à chaque participant une liste simplifiée des participants avec les noms, prénoms et l'organisation des participants.
    • vous informer sur d’autres activités ou événements d'Assuralia, l'actualité politique, économique et juridique pertinente pour les entreprises.
  • si vous êtes employé d'une organisation ou d'une entreprise ayant une relation contractuelle avec Assuralia.
    Vos coordonnées seront traitées pour :
    • le suivi de la prestation, de la commande,… et de tout commentaire ou réclamation dans ce contexte.
    • la gestion générale des clients et des fournisseurs, en ce compris le traitement comptable, la gestion des litiges et les procédures judiciaires, le recouvrement ou le transfert des réclamations et la protection des droits en général.
  • si vous visitez notre site Internet.
    Vos coordonnées sont utilisées pour améliorer votre expérience de navigation et pour la création de statistiques anonymes concernant la qualité du site.
  • dans certains cas, Assuralia est légalement tenu de traiter vos données personnelles et / ou de les partager avec les autorités compétentes ou avec des instances officielles.
  • vidéo-surveillance : les images enregistrées sont utilisées dans le but de garantir la sécurité du bâtiment, prévenir le vol et les dégradations et d’une façon générale préserver l’intégrité des installations.

5. Transfert des données

Afin de protéger vos données, les personnes autorisées à y accéder sont déterminées avec précision en tenant compte de leurs tâches ou activités au sein de l’Union professionnelle.

Vos coordonnées ne seront jamais transmises à des tiers sans votre consentement.

Dans certains cas, Assuralia peut transférer vos données personnelles à des tiers, par exemple aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre d’obligations légales ou réglementaires (p.ex publication aux annexes du Moniteur belge des nominations d’administrateurs).

6. Durée de conservation des données

Assuralia traite vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au respect des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Après la réalisation de cette finalité, ces données sont supprimées.

Cela implique que les données traitées sont conservées pendant toute la durée de la relation professionnelle, mission ou mandat auprès d’Assuralia, prolongée de tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation ou la réglementation applicable.

7. Protection des données

L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches au sein de l’Union professionnelle. Ces personnes sont tenues à une obligation stricte de confidentialité et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la sécurité des données.

Assuralia a mis en place des moyens techniques pour garantir la sécurité et l’intégrité de son infrastructure (au sens large) afin e.a. de garantir la protection de vos données à caractère personnel.

8. Droits

Vous avez le droit de demander des informations, par courrier daté et signé, sur les données personnelles que nous conservons sur vous. Si vous exercez ce droit, Assuralia vous répondra dans un délai d’un mois. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Le cas échéant, Assurlia vous informera de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois. Chaque demande devra être accompagnée d’une preuve de votre identité (copie recto verso de la carte d’identité).

8.1 Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées et le cas échéant, l’accès aux dites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

  • dans quels buts nous les traitons,
  • quelles catégories de données sont traitées,
  • à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées,
  • leur durée de conservation,
  • des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.
  • l’origine des données traitées.

8.2 Droit de rectification

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander de les rectifier, corriger ou actualiser. Celles-ci seront adaptées après que toutes les mesures de sécurité soient prises : vérification de votre identité et de l’exactitude des rectifications demandées.  

8.3 Droit à l’effacement

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de demander de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :

  • ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées,
  • le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci,
  • vous vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres,

Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

  • au respect d’une obligation légale,
  • à l’exécution de nos obligations contractuelles
  • à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

8.4 Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.

C’est notamment le cas lorsque :

  • vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, le temps que nous puissions contrôler celle-ci, et,
  • vos données bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

  • vous nous donnez votre accord en ce sens,
  • le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
  • le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale,
  • le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.

8.5 Droit à la portabilité

Enfin, dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient transmises ou soient transmises directement par Assuralia à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.

Ce droit est applicable lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou est réalisé dans le cadre de l’exécution d’un contrat qui vous lie à Assuralia.

9. Contact

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact via :

Courrier postalDemande de renseignement personnel (confidentiel)
Square de Meeûs, 29
1000 Bruxelles
Adresse électroniqueprivacy@assuralia.be

Assuralia traitera les demandes dans les délais prévus par le règlement.

Vous trouverez également toute information complémentaire en consultant l’Autorité de protection des données à l’adresse (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/) vers qui, le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation.

10. Modification

Assuralia se réserve le droit d’adapter à tout moment cette Policy, et ce, conformément au Règlement général sur la protection des données. Toute modification de la présente Policy fera l’objet d’une information spécifique via le site www.assuralia.be, par le biais d’un onglet spécialement dédicacé.